23.4.2020 | blog | Susanna Ilo

Verkkolaskulaki 2020 – mitä yrittäjän tulee huomioida?

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta eli tuttavallisemmin verkkolaskulaki, tuli voimaan 1.4.2019. Lain voimaantulo asetettiin kaksiosaiseksi siten, että ensivaiheessa se velvoitti yksinomaan valtion keskushallintoviranomaisia sekä yhteishankintayksiköitä. Valmiiksi lain täytäntöönpano saavutettiin 1.4.2020, kun laki laajeni käsittämään julkishallinnon lisäksi yleisesti kaikkia elinkeinonharjoittajia, joiden liikevaihto vuodessa ylittää 10 000 euron rajan, ja jotka harjoittavat muuta kuin kuluttajakauppaa. Huhtikuusta alkaen lain soveltamisalaan kuuluvilla elinkeinonharjoittajilla on oikeus pyynnöstä saada lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta verkkolaskulain mukaisena sähköisenä laskuna.

Verkkolaskulain taustalla verkkolaskudirektiivi

Verkkolaskulain taustalla on Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa 2014/55/EU, jäljempänä verkkolaskudirektiivi. Direktiivin nojalla velvoitetaan hankintayksiköt julkisissa hankinnoissa ottamaan vastaan ja käsittelemään sähköisiä laskuja, jotka noudattavat uutta eurooppalaista standardia.

Verkkolaskudirektiivin avulla pyritään vähentämään sähköiseen laskutukseen liittyviä ongelmia erityisesti rajat ylittävässä kaupankäynnissä Euroopan unionin sisämarkkinoilla. Verkkolaskulaki laajentaa kansallisesti direktiiviä sääntelemällä lain soveltamisalan piiriin kuuluviksi myös yksityiset elinkeinonharjoittajat.

Tavoitteena vastata laskutuksen haasteisiin ja lisätä automaatiota

Taloushallinto muodostaa merkittävän osuuden yksittäisen yrityksen taloudessa ja toiminnan sujuvuudessa. Se on keskeinen osa organisaation toimintaa, oli sitten kyseessä julkinen viranomainen tai yksityinen yrittäjä. Verkkolaskulailla pyritään vastaamaan niihin laskutuksen haasteisiin, jotka laajasti koskettavat kaikkia elinkeinonharjoittajia alasta ja taustasta riippumatta.

Lain mukaan sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn ja joka vastaa laskutuksen eurooppalaista standardia. Yhdenmukaistamalla sähköisen laskun määritelmää, mahdollistetaan yhä pidemmälle menevä automaatio laskutuksessa, minkä myötä manuaalisen työn osuus vähenee. Tämä paitsi pienentää laskutukseen liittyviä kuluja, myös vähentää laskutusprosessissa tapahtuvien virheiden mahdollisuutta. Lain yleisenä tarkoituksena onkin vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla.

Suurimmissa organisaatioissa on jo ennen verkkolaskulain voimaantuloa siirrytty sähköisiin laskuihin näiden merkittävien taloudellisten, ympäristö- ja muiden hyötyjen takia. Sen sijaan mikro- ja pienyrityksissä sähköinen laskutus ei ole ollut yhtä yleistä. Näissä yrityksissä lisääntyvän digitalisaation hyöty voikin jäädä marginaaliseksi. Kustannussäästöt syntyvät vasta, kun lähetettyjen laskujen määrä kasvaa.

Miten laki käytännössä tulee vaikuttamaan suomalaisen yrittäjän arkeen?

Huhtikuusta lähtien jokaisella lain piiriin kuuluvalla elinkeinonharjoittajalla on oikeus vaatia yritykselle toimitettavia laskuja sähköisessä muodossa. Sähköistä laskutusta koskevan pyynnön toimittaneilla yrityksillä ei jatkossa enää ole velvollisuutta vastaanottaa ja käsitellä laskuja, jotka eivät täytä sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin mukaisia vaatimuksia.

Lasku luodaan sähköisessä laskutusjärjestelmässä, josta se automaattisesti lähetetään toiseen sähköiseen laskutusjärjestelmään. Yritysten tuleekin huolehtia ennen kaikkea siitä, että käytössä oleva laskutusohjelma on uuden standardin mukainen. Kotimaisten sähköisten laskutusohjelmistojen tulisi jo hyvin laajasti sisältää valmius esimerkiksi standardin mukaisten kotimaisten Finvoice 3.0 tai TEAPPSXML 3.0 laskutusformaattien käyttöönottoon.

Automaattinen taloushallinto on paitsi kustannustehokas, myös reaaliaikainen. Se luo uusia mahdollisuuksia palvelutuotannolle ja liiketoiminnalle. Mahdollisuus edelleen vastaanottaa myös perinteisiä laskuja helpottanee niitä yrityksiä, joille lisääntyvä digitalisaatio tuottaa vielä haasteita. Ottaen kuitenkin huomioon Suomessa jo valmiiksi vallitsevan tilanteen ja sähköisen laskutuksen tavanomaisuuden, siirtymävaiheesta selvittäneen suhteellisen vähäisillä haittavaikutuksilla.

Artikkeli on julkaistu alunperin Varsinais-Suomen Yrittäjä -lehdessä, 16.4.2020 julkaistussa numerossa.